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广西大学行健文理学院档案管理办法

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第一章   总则

第一条   为规范我院学生的个人档案管理,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》,特制订本办法。

第二条   本办法所称的学生档案是指在我院接受普通高等学历教育的学生的个人档案,内容包括学生在各学习阶段中的学籍、成绩、健康、考核、毕业等各种登记表格,奖惩材料,党、团组织材料等。

第三条   按照集中统一管理档案的原则,我院的学生档案由学生管理中心档案室进行集中保管;各有关部门、学部指定专人协助学生管理中心档案室进行在校生档案的管理。

 第二章   学生档案的收集归档

第四条   新生的个人档案由学生原所在学校通过机要传递或由学生本人自带的密封件方式。对学生自带来院的个人档案材料,由所在学部的学生工作组负责督促班主任在新生入学两周内收齐,然后及时移交到学生管理中心档案室(行政办公楼2——509室)集中保管。

第五条   新生档案移交之前,各班班主任应按照学生管理中心档案室的要求,按照学号顺序对学生档案进行清点,打印学生名单,移交档案清册,履行移交手续。                 

第六条   新生档案移交归档后,由学生管理中心档案室进行整理,更换为统一的专用档案袋,逐一排序入柜。

第七条   在校学生的各种奖惩、学籍变动、党团组织材料和表格等需要归档保存材料,由各有关部门负责学生档案管理的人员按学或学期)进行收集,并按规定时间送至学生管理中心档案室,及时存入学生的个人档案袋。

第三章   归档的质量要求   

第八条   手写的档案材料应用不褪色的黑色、蓝黑色墨水,字迹要求工整清晰。涉及学生成绩、处分、奖励等重要内容如有更改的,经手人应在更改处签上姓名并加盖公章。

    第九条   学籍表中的照片要用原件,不可复印。

第十条   毕业审查和学位评定的栏目中,要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。

第四章   毕业生档案的传递、保存和托管

第十一条   应届毕业生的个人档案,由学生管理中心档案室将学生毕业前形成的各类材料(成绩、毕业生登记表)汇总,放入个人档案袋,按照《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》上的报到单位将毕业生档案按规定时间通过机要途径寄至相关档案管理部门。

第十二条   考取研究生的应届毕业生如需转递个人档案,应出具所考取院校的调档证明,由学生管理中心档案室通过机要途径统一处理。

第十三条  需要将档案托管在学院的应届毕业生,必须在规定的时间内提出托管档案的申请,经学生管理中心就业办公室审核,然后与学部、学生管理科签订有关托管协议。且档案托管期限为毕业后2 年时间(免费保管),超过档案托管两年时间后毕业生应主动到学生管理中心档案室办理转出手续,否则将根据毕业生填写的《广西大学行健文理学院未就业毕业生户口档案托管申请表》上填写的地址寄出,其后一切责任由学生本人承担。

第十四条   在档案托管期间的调档方法:

1、调回生源地。凭本人身份证到学生管理中心就业办公室办理报到证,再凭报到证到学生管理中心档案室办理;

2、调往工作单位。凭单位接收函或签约协议书到学生管理中心就业办公室办理报到证,再凭报到证到学生管理中心档案室办理;

3、调往生源地以外的人才交流中心。凭人才交流中心的接收函到学生管理中心就业办公室办理报到证,再凭报到证到学生管理中心办理;

4、考取研究生的学生凭考生入学调档函办理。

第十五条   学生毕业后,如需查询其个人档案的处理情况,可持单位介绍信或能证明是我院毕业生的有效身份证明,到学生管理中心档案室进行查询或致电学生档案室进行查询(电话0771——3224569)

第五章   学生档案的补办

第十六条   本院历届毕业生的个人档案如需补办,必须持个人补办申请(说明事由、就读和毕业时间等具体情况)、所在单位出具的档案遗失证明、原所在学部的证明材料、毕业证书和院档案部门提供的学籍证明,经核实无误后,可补办。

第六章   学生档案的查阅

第十七条   学生本人不得擅自查阅档案。学生本人以外的其他人员查阅档案必须持有关部门的证明、介绍信方可查阅。

第十八条   查阅者要做好保密工作,不得将档案内容向无关人员传播,未经允许不得转抄或复印。

第十九条   查阅者要爱护档案材料,不能在材料上擅自涂改、勾画、添加批语。

第二十条   查阅两人以上档案时,须严格分别放置,以防错装、漏装。

第七章   附则

第二十一条   本办法自公布之日起执行。

第二十二条   本办法由学生管理中心负责解释。

 

广西大学行健文理学院

                                  00年三月十五日

 
作者:广西大学行健文理学院 来源:学生管理中心(团委)学生档案室 发布时间:2010年04月07日
 
     
   
 
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